Ausbildungslehrgang zur Verwaltungsfachangestellten und zum Verwaltungsfachangestellten (VFA)

Mit der Neufassung der Verordnung über die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten wird das Berufsbild des Verwaltungsfachangestellten neu geordnet. Die Bundesregierung hat die Verordnung über die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten am 19.05.1999 bekannt gemacht. Die Verordnung ist im Bundesgesetzblatt im Teil I am 31.05.1999 öffentlich bekannt gemacht worden.

Die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten wird im wesentlichen durch folgende Rechtsvorschriften bestimmt.

Berufsbildungsgesetz vom 14.08.1969 (BGBl. I S. 1112) , zuletzt geändert durch Art. 35 der Verordnung vom 21.09.1997 (BGBl. I S. 2390)
Verordnung über die Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten vom 19.05.1999 Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten in den Fachrichtungen Landesverwaltung und Kommunalverwaltung vom 17.06.1999
Manteltarifvertrag für Auszubildende (Mantel-TV Azubi-O) vom 05.03.1991 in der zur Zeit geltenden Fassung
Jugendschutzgesetz

Auf der Grundlage von § 25 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) muss als Grundlage für eine geordnete und einheitliche Berufsausbildung im Rahmen dieser Rechtsverordnung mindestens festgelegt werden

die Bezeichnung des Ausbildungsberufes
die Ausbildungsdauer
die Fertigkeiten und Kenntnisse, die Gegenstand der Berufsausbildung sind (Ausbildungsberufsbild)
eine Anleitung zur sachlichen und zeitlichen Gliederung der Fertigkeiten und Kenntnisse (Ausbildungsrahmenplan) und
die Prüfungsanforderungen

Der Ausbildungsberuf des Verwaltungsfachangestellten ist ein Ausbildungsberuf des öffentlichen Dienstes.

Die Ausbildung dauert 36 Monate. Davon entfallen 24 Monate auf die gemeinsame Ausbildung. Im Rahmen dieser Grundlagenausbildung sollen die vom Bundesinstitut für berufliche Bildung formulierten gemeinsamen beruflichen Qualifikationen erworben werden, die nachfolgend aufgelistet werden.

Verwaltungsfachangestellte

beraten Bürger und Organisationen und erledigen Verwaltungsaufgaben dienstleistungs- und kundenorientiert sowie nach Gesichtspunkten der Wirtschaftlichkeit,
kooperieren mit internen und externen Stellen,
verfügen über Problemlösungs- und Entscheidungskompetenzen,
beschaffen und bewirtschaften Material und langlebige Wirtschaftsgüter nach ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten,
planen und organisieren Arbeitsprozesse in ihrem Aufgabenbereich,
bearbeiten Vorgänge unter Einsatz moderner Informations- und Kommunikationssysteme,
erheben und verarbeiten Daten und werten diese aus,
ermitteln Sachverhalte und wenden Rechtsvorschriften bei der Erledigung ihrer Aufgaben an,
bearbeiten Personalangelegenheiten und berechnen Entgelte,
wirken bei der Erstellung und Ausführung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen mit und bearbeiten Zahlungsvorgänge,
nehmen Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen wahr.

Im dritten Ausbildungsjahr erfolgt die fachrichtungsbezogene Ausbildung. In diesem Zeitraum werden folgende Qualifikationen angestrebt:

Verwaltungsfachangestellte

bereiten Sitzungen kommunaler Beschlussgremien vor und sind an der Umsetzung der Beschlüsse beteiligt,
treffen Verwaltungsentscheidungen auf der Grundlage von Bundes-, Landes - und kommunalem Ortsrecht und führen sie durch,
übernehmen Verwaltungsaufgaben im Bereich kommunaler Wirtschafts-, Struktur- und Kulturförderung,
erledigen kaufmännische Aufgaben in kommunalen Verwaltungsbetrieben, Eigenbetrieben und Eigengesellschaften,
bearbeiten Vorgänge zur Erhebung von Abgaben und Entgelten sowie zur Einziehung privatrechtlicher Einnahmen.

Auf der Grundlage des § 29 BBiG kann der Zweckverband als zuständige Stelle auf Antrag die Ausbildungszeit kürzen, wenn zu erwarten ist, dass der Auszubildende das Ausbildungsziel in der gekürzten Zeit erreicht.

In Ausnahmefällen kann auf Antrag des Auszubildenden die Ausbildungszeit verlängert werden, wenn die Verlängerung erforderlich ist, um das Ausbildungsziel zu erreichen.

Die gemeinsamen und besonderen beruflichen Qualifikationen machen deutlich, dass das Anforderungsprofil der künftigen Verwaltungsfachangestellten nunmehr den Qualifizierungsbedarfen einer modernen Verwaltung entsprechen. Neben der fachlichen Kompetenz sind zu vermittelnde Fertigkeiten und Kenntnisse auch auf den Erwerb von Schlüsselqualifikationen ausgerichtet. Zu diesen Schlüsselqualifikationen gehören grundlegende, arbeitsplatzbezogene, fach- und verwaltungsübergreifende Fähigkeiten, die in möglichst vielen Situationen anwendbar sind und so dem Einzelnen ein Höchstmaß an Mobilität und individueller Entfaltungsmöglichkeiten sichern sowie gleichzeitig der Verwaltung die besten Voraussetzungen für einen optimalen Einsatz der Arbeitskraft bieten. Auch sind der Erwerb von Qualifikationen vorgesehen, die die Auszubildenden befähigen, kaufmännische Aufgaben in kommunalen Verwaltungsbetrieben, Eigenbetrieben und Eigengesellschaften wahrzunehmen.

Das Berufsbild enthält auch neue Berufsbildpositionen, wie z. B. ”Informations- und Kommunikationssysteme”, ”Kommunikation und Kooperation” und ”Rechnungswesen”.

Die Fertigkeiten und Kenntnisse des Ausbildungsberufsbildes (vgl. § 3 VO) sind in einer vorgegebenen sachlichen und zeitlichen Gliederung zu vermitteln. Die Zuordnung der zu vermittelnden Kenntnisse und Fertigkeiten zu den einzelnen Berufsbildpositionen ergeben sich in zeitlicher Hinsicht aus den Anlagen 1 und 2 zu § 4 der Verordnung.

Auf der Grundlage dieser sachlichen und zeitlichen Gliederung vollzieht sich die Ausbildung in den beiden Lernorten, wobei die theoretische Ausbildung in den Oberstufenzentren und die praktische Ausbildung in den Verwaltungen durchgeführt wird.

Der Lernort Berufsschule hat die Aufgabe, die praktische Berufsausbildung durch die Vermittlung von berufsgenerellem und branchentypischem Wissen zu ergänzen. Darüber hinaus soll sie die Auszubildenden als Schüler auf ihre Aufgaben in der Verwaltung und in der Gesellschaft vorbereiten.

Im Lernort Verwaltung werden die notwendigen fachlichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Berufserfahrungen vermittelt. Die systembedingten Vorteile bei der Berufsausbildung im Lernort Verwaltung sind die Praxisgebundenheit, die Wirklichkeitsnähe, die disziplinierende Wirkung des Arbeitsprozesses, die erzieherische Wirkung hinsichtlich der Notwendigkeit der Einordnung in eine Verwaltungsgemeinschaft sowie die Gelegenheit, berufliche, soziale und gesellschaftliche Erfahrungen zu sammeln.

Die wichtigsten Vorteile der theoretischen Ausbildung in den Oberstufenzentren liegen darin, dass die notwendige starke theoretische Durchdringung der Berufsausbildung nur in der Berufsschule möglich ist. In der Klassengemeinschaft ist die Entwicklung von Teamgeist möglich. Darüber hinaus wird soziales Lernen in der Klassengemeinschaft geübt.

Zu berücksichtigen ist jedoch, dass die Schule die Verwaltung mit ihren Tätigkeiten und Entscheidungssituationen nicht ersetzen kann. Die Schule kann insoweit die Arbeitsprozesse nicht darstellen.

Die grundlegende inhaltliche Abgrenzung zwischen den beiden Lernorten liegt darin, dass in der Verwaltung praxisorientierte Fertigkeiten, verwaltungsindividuelle und -spezifische Kenntnisse sowie berufspraktische Erfahrungen vermittelt werden. In der Schule werden hingegen verwaltungsspezifische und berufsgenerelle Kenntnisse vermittelt. Ferner erfolgt die wissenstheoretische Untermauerung der in der Verwaltung erworbenen berufspraktischen Erfahrungen.

Der im dualen System erwünschte Effekt zwischen Theorie und Praxis bedarf einer umfassenden und intensiven Koordination, zumal die Ausbildung in der Verwaltung nach bundeseinheitlichen Ausbildungsordnungen (vgl. z. B. Ausbildungsrahmenplan) erfolgen muss, der u. a. auch in zeitlicher Hinsicht die Vorgabe für die Erarbeitung des Ausbildungsplanes darstellt (vgl. § 5 der Verordnung). Eine Übersicht der einzelnen fachpraktischen Ausbildungsabschnitte enthält die Seite.

In der Berufsschule hingegen erfolgt die Ausbildung nach Lehrplänen, die der Kulturhoheit des Landes unterliegen.

Die notwendige Verzahnung zwischen der theoretischen und praktischen Ausbildung wird im Rahmen der dienstbegleitenden Unterweisung vorgenommen, die insgesamt in der Regel 420 Unterrichtsstunden umfasst. § 4 Abs. 5 der Verordnung bestimmt insoweit, dass die dienstbegleitende Unterweisung die Berufsausbildung ergänzt und vertieft, wobei die Inhalte inhaltlich und zeitlich mit dem Berufsschulunterricht abgestimmt werden müssen. Das neue Anforderungsprofil des Verwaltungsfachangestellten stellt eine besondere Herausforderung für die Ausbilder und Fachkräfte in den Verwaltungen dar, zumal die Auszubildenden sowie die Verwaltungen eine fachlich umfassende und pädagogisch erfolgversprechende Ausbildung erwarten, die auch einen wirtschaftlichen Einsatz der verfügbaren Ressourcen verlangt.

Ausbilder und Fachkräfte in der fachpraktischen Ausbildung

Mit der Ausbildung werden geeignete Mitarbeiter herangebildet. Auch aus diesem Grunde obliegt es den Ausbildern und Fachkräften, das Interesse für den Beruf und die Verwaltung zu wecken.

Da der Ausbilder eine Synthese zwischen den ökonomischen Ansprüchen der Verwaltung und den individuellen Ansprüchen der Auszubildenden herstellen muss, werden höchste Ansprüche an ihn gestellt.

Seine Aufgaben umfassen:

Pädagogische Aufgaben
Psychologische Aufgaben
Organisatorische Aufgaben
Verwaltungstechnische Aufgaben
Unternehmerische Aufgaben (Führungsaufgaben)

Die einzelnen Aufgabenfelder umfassen:

Pädagogische Aufgaben:

Aufbereitung und Systematisierung der Lerninhalte
Festlegung erreichbarer und klar umrissener Lernziele
Auswahl geeigneter Ausbildungsmethoden und Hilfsmittel
Planmäßige Wissensvermittlung
Unterweisungen am Ausbildungs-(Arbeits-)platz
Einführung in allgemeine wirtschaftliche und soziale Fragen
Förderung der Allgemeinbildung
Durchführung von Lernerfolgskontrollen
Berufspädagogische Aufgaben (Berufserziehung)

Psychologische Aufgaben:

Förderung individueller Begabungen
Verankerung und Verstärkung der Lernmotivation
charakterliche Förderung und Schutz der Jugendlichen
Erziehung im weiteren und im engeren Sinne
Anwendung eine kooperativen Führungsstils
Förderung der Eigenverantwortlichkeit der Jugendlichen
Hinführen zu sozialem Verhalten
Hilfen bei der Bewältigung von Konflikten

Organisatorische Aufgaben:

Erstellung der sachlichen und zeitlichen Gliederung
Ausarbeitung von Lehrplänen für den betrieblichen Unterricht
Erarbeitung von Versetzungs-/Durchlaufplänen
Organisatorische Vorbereitung des eigenen Unterrichts
Kooperation/Abstimmung mit anderen Ausbildungseinrichtungen
Überwachung der Tätigkeitsnachweise
Kontrolle einzelner Maßnahmen und der Gesamtausbildung
Regelung der Beurteilungsverfahren

Verwaltungstechnische Aufgaben:

Beobachtung der rechtlichen Entwicklung im Bildungsbereich
Studium der einschlägigen Literatur
Anlage einer Handbücherei
Führung von Ausbildungsakten
Terminüberwachung (Zwischen- und Abschlussprüfungen etc.)
Ausstattung der Auszubildenden mit geeignetem Arbeitsmaterial
Abwicklung allgemeiner Verwaltungsvorgänge

Unternehmerische Aufgaben:

Eintreten für einen hohen Stellenwert der beruflichen Bildung
Hinwirkung auf eine weitgehende Beachtung aller pädagogischen Notwendigkeiten
Beobachtung des Personalmarktes
Einflussnahme auf betriebliche Strukturveränderungen
Zusammenwirken mit Betriebsrat und Jugendvertretung
Vertretung des Ausbildungsbetriebes bei Behörden, Verbänden und anderen Institutionen

Damit die Ausbilder ihrer anspruchsvollen Tätigkeit gerecht werden, schreibt § 25 BBiG vor, dass die mit der Ausbildung beauftragten Ausbilder besondere arbeits- und berufspädagogischen Kenntnisse nachweisen müssen. Dieser Nachweis wird in einer Prüfung erbracht. Die Einzelheiten sind nunmehr neu geregelt in der Ausbilder-Eignungsverordnung vom 16.02.1999 (BGBl I Nr. 7 vom 23.02.1999).

Auf der Grundlage der Verordnung über Zuständigkeiten nach dem Berufsbildungsgesetz im öffentlichen Dienst vom 12.02.1993 (GVBl. II Nr. 12 vom 26.02.1993) obliegen dem Zweckverband die Aufgaben der zuständigen Stelle. Im einzelnen sind dies die Zuständigkeiten nach den §§ 23, 24, 27, 29, 36, 37, 39, 42, 45, 46 und 47 Abs. 2 und 4 BBiG.

Darüber hinaus ist der Zweckverband zuständige Stelle für die berufs- und arbeitspädagogische Qualifikation von Ausbildern nach § 2 der o. g. Zuständigkeitsverordnung.

Prüfungsverfahren

Zur Ermittlung des Ausbildungsstandes wird nach § 7 der Verordnung eine Zwischenprüfung durchgeführt. Sie soll in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres stattfinden. Die Zwischenprüfung erstreckt sich auf die im ersten Ausbildungsjahr vorgesehenen Fertigkeiten und Kenntnisse sowie auf den im Berufsschulunterricht vermittelten Lehrstoff, soweit dieser für die Berufsausbildung wesentlich ist.

Die Zwischenprüfung wird schriftlich durchgeführt. Anhand praxisbezogener Aufgaben werden drei einstündige Klausuren angefertigt, und zwar in den Prüfungsgebieten

Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe
Haushaltswesen und Beschaffung
Wirtschafts- und Sozialkunde

Das Verfahren und die Anforderungen der Zwischenprüfung werden in einer Prüfungsordnung nach § 42 des Berufsbildungsgesetzes zu regeln sein.

Die Abschlussprüfung wird im einzelnen im § 8 der Verordnung vorgeschrieben. Diese wird schriftlich und mündlich durchgeführt.

Das Verfahren der Abschlussprüfung wird in einer noch zu erlassenen Ausbildungs- und Prüfungsordnung für den Ausbildungsberuf des/r Verwaltungsfachangestellten in den Fachrichtungen "Allgemeine Verwaltung des Landes” und ”Kommunalverwaltung” geregelt.

Im Rahmen der schriftlichen Prüfung werden Klausuren in den Prüfungsbereichen